Assistant(E) De Direction

Lassistant(e) de direction fournira un soutien administratif de haut niveau aux dirigeants, en veillant ce que leurs activits quotidiennes se droulent de manire harmonieuse et efficace. Cette fonction implique la gestion dagendas complexes, la coordination des dplacements, le traitement dinformations confidentielles et le soutien la coordination de projets dpartementaux. Le candidat idal est trs organis, proactif et capable de grer plusieurs priorits dans un environnement en constante volution. Principales responsabilits : Soutien aux cadres : Fournir une assistance directe aux cadres en grant leur agenda, en programmant des runions et en coordonnant lorganisation des voyages nationaux et internationaux. Faire preuve de discrtion en grant le temps des cadres et en hirarchisant les tches. Gestion des calendriers et des runions : Organiser et maintenir lemploi du temps des cadres, en veillant une gestion optimale du temps. Planifier les runions, prparer les ordres du jour et distribuer les documents de runion. Assister aux runions selon les besoins, prendre des notes et rdiger les procs-verbaux. Coordination des voyages : Coordonner tous les aspects des voyages des cadres, y compris les vols, lhbergement, le transport et la gestion des itinraires. Veiller ce que tous les arrangements soient efficaces et rentables. Coordination de projets : Participer la gestion de projets dpartementaux, en veillant ce que les dlais soient respects et les tches accomplies. Contrler les progrs, communiquer avec les parties prenantes et fournir des mises jour si ncessaire. Gestion des documents : Prparer et rapprocher les notes de frais, rassembler les documents ncessaires ltablissement des rapports financiers, etc. Confidentialit et discrtion : Protger les informations sensibles et confidentielles lies aux activits de la direction et aux oprations de lorganisation. Collaboration et soutien lquipe : Assurer la liaison avec les autres dpartements et le personnel afin de garantir une coordination sans faille des activits. Participer des projets interdpartementaux et soutenir dautres cadres si ncessaire. Projets spciaux : Aider la prparation de prsentations, de rapports et de feuilles de calcul financires. Diriger ou soutenir des projets spciaux selon les besoins, en contribuant au succs global de lorganisation. Coordination dvnements : Organiser et participer aux vnements de lentreprise, y compris les activits de renforcement de lesprit dquipe, les assembles gnrales et les vnements externes lentreprise tels que les confrences, les sminaires ou les rencontres sociales. Gestion de la communication : Dans certains cas, trier le courrier entrant. Rpondre en temps utile aux communications internes et externes. Responsabilits et outils : 1. Matrise des logiciels de bureautique Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Capacit crer, modifier et mettre en forme des documents professionnels, des feuilles de calcul et des prsentations. Solides comptences organisationnelles laide doutils tels quExcel pour le suivi et la programmation de projets. Gestion et organisation efficaces de la communication par courrier lectronique laide dOutlook. 2. Outils de calendrier et de programmation Calendrier Outlook Gestion de calendriers complexes pour les cadres, coordination de runions et programmation dvnements. Comprhension de la gestion des fuseaux horaires et de la programmation sur diffrentes plates-formes. 3. Outils de collaboration Microsoft Teams A laise avec les plateformes de chat, de vido et de communication vocale pour faciliter les runions distance, la communication dquipe et la collaboration. 4. Systmes de gestion de documents SharePoint, Google Drive, Dropbox, OneDrive Connaissance des plateformes de stockage en nuage et de partage de documents pour lorganisation et la gestion des fichiers et des donnes. Maintien de lintgrit des documents et contrle des versions. 5. Logiciel de gestion de projet Monday.com ou Procor Coordonner et suivre les projets, les chances et les tches laide doutils de gestion de projet. Collaborer avec les quipes pour sassurer que les chances et les produits livrables sont respects. 6. Logiciel de gestion de la relation client (CRM) Salesforce Exprience des outils de gestion de la relation client (CRM) pour soutenir le suivi et la gestion des relations avec les clients ou les partenaires, ainsi que le suivi des cadres. 7. Logiciel de gestion des dpenses CONCUR et le futur Mobilexpense (MXP) Gestion et traitement des dpenses, remboursements et suivi du budget pour les cadres. 8. Plateformes de runions virtuelles Microsoft Team Mise en place et gestion de runions virtuelles et de webinaires, y compris la gestion de la logistique telle que les invitations, le matriel et le dpannage technique. 9. Outils de conception graphique de base Canva, Powerpoint Conception de matriel de marketing ou de prsentation de base, dinvitations des vnements ou de documents internes. 10. Sensibilisation la scurit Familiarit avec les VPN, lauthentification deux facteurs (2FA) et les protocoles de scurit des donnes Assurer la confidentialit et la scurit dans la gestion des informations sensibles de lentreprise et des clients. 11. Logiciel de gestion des voyages Egencia Rserver et grer les arrangements de voyage (vols, hbergement, location de voiture) tout en maintenant un bon rapport cot-efficacit. 12. Comptences de base en matire de dpannage informatique Familiarit avec le dpannage de base des logiciels de bureautique, du matriel informatique et des outils numriques. Capacit aider rsoudre des problmes informatiques mineurs ou faire remonter linformation si ncessaire. Qualifications : Exprience confirme en tant quassistant de direction ou dans une fonction administrative similaire. Solides capacits dorganisation et dexcution de tches multiples. Excellentes aptitudes la communication, tant crite que verbale. Grande matrise des logiciels de bureautique (Microsoft Office Suite). Capacit prserver la confidentialit et faire preuve de discrtion dans tous les domaines. Souci du dtail et aptitude rsoudre les problmes. Capacit travailler de manire indpendante et en quipe dans un environnement dynamique. Flexibilit et capacit dadaptation pour faire face des priorits changeantes et de nouvelles responsabilits Un diplme de fin dtudes secondaires est requis ; une licence ou une exprience quivalente est prfrable. Avoir une excellente attitude CAN-DO pour apprendre et voluer dans le rle.